엑셀과 데이터베이스 그리고 중소기업을 위한 DB

제목만 보면 '마케팅이란 무엇인가?' 내지는 '도를 아십니까?' 류의 건조함과 막막함이 느껴집니다. 내용은 좀 길지만 시간을 들여 읽어볼 가치가 있습니다. 특히 Excel을 데이터베이스 용도로 많이 사용하는 비즈니스맨이나 중소기업에서 참고할 만한 내용이 많습니다.

이번 정보는 입문 또는 초급자를 위한 내용은 아닙니다. 하지만 데이터베이스에 대한 개념을 정립해 두면 워크시트를 효율적으로 관리할 수 있고, 나중에 대용량 데이터를 처리할 때 도움을 받을 수 있습니다. 지금 잘 이해가 안 된다면 참고만 하시고, 기억해 뒀다가 나중에 보시기 바랍니다.

(이미지: unsplash.com)

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 제 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다. 원문 내용이 궁금하신 분은 URL을 살펴보세요.

 

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• 원문: What is a Database?
• URL: https://citizenside.com/technology/spreadsheets-vs-databases/

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데이터베이스 vs 스프레드시트

데이터를 작성하고 관리할 때 가장 널리 사용되는 두 가지 형태는 스프레드시트와 데이터베이스입니다. 각자 고유한 특징과 장단점이 있습니다.

• 스프레드시트: 행과 열로 구분된 격자(grid) 구조. 기본 데이터 입력, 계산, 간단한 분석 작업에 일반적으로 사용. 널리 사용되는 스프레드시트 프로그램으로는 Microsoft Excel, Google Sheets, Apple Numbers 등이 있음
• 데이터베이스: 복잡한 관계가 있는 대량의 데이터를 처리할 수 있는 구조화된 저장소. 데이터를 효율적으로 저장, 검색, 관리할 수 있도록 설계. 널리 사용되는 데이터베이스 프로그램으로는 MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server 등이 있음

스프레드시트는 소규모 프로젝트나 개인 차원에서 사용하기 적합한 반면, 데이터베이스는 대규모 프로젝트나 공동 작업 환경에 적합합니다. 스프레드시트는 파일 기반입니다. 엑셀 파일(워크북)을 떠올려 보세요. 반면, 데이터베이스는 서버 기반이므로 여러 사용자가 동시에 데이터에 접근하고 조작할 수 있습니다.

스프레드시트는 친숙하고 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하므로 쉽게 탐색하고 조작할 수 있습니다. 사용자는 셀에 직접 데이터를 입력하고, 계산을 하고, 데이터를 조작(manipulate)하고, 차트를 만들 수 있습니다. 스프레드시트는 개인 재정 추적, 간단한 예산 작성, 소규모 재고 관리 등에는 편리하지만 대량의 데이터를 처리하는 데는 적합하지 않을 수 있습니다. 데이터 양이 증가함에 따라 효율이 떨어지고 오류가 발생하기 쉽습니다. 또한 데이터 무결성을 적용하는 기능이 부족하여 정확성과 일관성에 문제가 발생할 수 있기 때문입니다.

데이터베이스는 방대한 양의 데이터를 효율적으로 관리하기 위한 목적으로 설계되었습니다. 데이터 테이블 간의 복잡한 관계를 관리하여 데이터 무결성과 일관성을 보장할 수 있습니다. 쿼리를 생성하여 특정 데이터 하위 집합을 검색하고, 여러 테이블을 함께 조인(join)하고, 고급 데이터 분석을 수행할 수 있습니다. 구조화된 쿼리 언어(SQL)를 사용하여 데이터를 다루므로 이와 관련된 지식이 필요합니다. 데이터베이스는 고객 관계 관리(CRM), 재고 관리 등과 같이 구조적이고 체계적으로 데이터를 관리해야 하는 경우에 적합합니다.

비전문가 비즈니스맨을 위한 데이터베이스

데이터베이스와 스프레드시트의 차이와 어떤 경우에 사용하면 좋은지에 대해서는 이해하셨으리라 생각합니다. 데이터 량이 많지 않으면 스프레드시트, 복잡하고 방대한 데이터를 다룬다면 데이터베이스 프로그램을 사용하면 되겠습니다.

IT 부서 직원이 아닌 경우 데이터베이스를 유용하게 사용하려면 별도의 소프트웨어 프로그램을 사용하게 됩니다. 우리 대부분은 MySQL 데이터베이스를 직접 코딩하고 활용하지 않을 것입니다.

데이터베이스를 항상 사용하지만 이를 깨닫지 못할 수도 있습니다. 오늘날 우리가 사용하는 온라인 소프트웨어 서비스에는 데이터베이스가 내장되어 있습니다. 회계 프로그램이나 전자상거래 애플리케이션에는 내부에 데이터베이스가 있습니다. 비즈니스 친화적인 데이터베이스 중 하나를 사용하면 자신의 비즈니스와 업무에 맞게 정의할 수 있습니다. 코더가 되지 않더라도 말이지.

Microsoft Access가  그중 하나입니다.   Quick Base는 IT 직원이 아닌 사람들에게도 상당히 친숙한 또 다른 도구이며 이를 사용하여 모바일 앱을 만들 수도 있습니다.  Filemaker는 세 번째로 인기 있는 선택이며, 특히 Mac, iPhone 및 iPad에서 인기가 높습니다.

이러한 종류의 비즈니스 친화적인 데이터베이스는 기성 소프트웨어 프로그램에서는 찾을 수 없는 데이터를 보관, 추적 및 사용하는 데 사용할 수 있습니다. 이를 사용하여 맞춤형 경영진 대시보드를 만들 수 있습니다. 별도로 소프트웨어 개발자를 고용할 필요는 없습니다.

데스크톱 데이터베이스 애플리케이션을 사용하는 것은 복잡성과 프로그래밍 비용 없이 비즈니스를 위한 맞춤형 소프트웨어 애플리케이션을 개발하는 것과 같습니다. 다만, Excel 같은 스프레드시트에 비해서 친숙하지 않고,  SQL이나 관계형 DB 등에 대한 별도의 학습이 필요합니다.

중소기업을 위한 데이터베이스

데이터베이스 관리는 운영을 간소화하고 데이터에서 통찰력을 얻으려는 중소기업에 필수적입니다. 고려해야 할 몇 가지 주요 사항은 다음과 같습니다.

• 데이터 입력 및 수집 : 데이터베이스 활용의 첫 번째 단계는 데이터를 수집하고 입력하는 것입니다. 여기에는 고객 정보, 재고 세부정보, 재무 기록 등이 포함될 수 있습니다.
• 정리 및 추출 : 데이터베이스를 최대한 활용하려면 정보를 효과적으로 정리하고 추출할 수 있는 소프트웨어가 필요합니다. 이 소프트웨어는 데이터를 구조화하고, 필요할 때 검색하고, 다양한 목적으로 사용할 수 있도록 설계되었습니다.
• 데이터베이스 vs. 스프레드시트 : Microsoft Excel이나 Google Sheets와 같은 스프레드시트는 소규모 데이터 관리에는 유용하지만, 대용량 정보를 처리하는 데에는 한계가 있습니다. 데이터베이스는 상당한 데이터 세트를 처리하고 보고서를 생성하기 위한 보다 강력한 기능을 제공합니다.
• 효율성 및 통찰력 : 데이터베이스는 조직의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이를 통해 데이터를 분석하고 이를 다른 애플리케이션과 통합하며 귀중한 보고서를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 전자상거래에서 데이터베이스는 고객 데이터, 구매 및 재고 수준을 추적하여 의사 결정에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.
• 기술이 아닌 사용자를 위한 접근성 : 중소기업 소유자와 기술이 아닌 직원은 데이터베이스와 직접 상호 작용할 수 있는 코딩 기술이 없을 수 있습니다. 그러나 Microsoft Access, Quick Base 및 FileMaker와 같은 사용자 친화적인 데이터베이스 응용 프로그램을 사용하면 특정 비즈니스 요구에 맞게 데이터베이스를 설정하고 사용자 정의할 수 있습니다.
• 비즈니스 프로세스와의 통합 : 데이터베이스는 다양한 비즈니스 워크플로우 및 프로세스에 통합될 수 있습니다. 기성 소프트웨어로는 충족할 수 없는 고유한 비즈니스 요구 사항을 수용할 수 있도록 사용자 정의가 가능합니다.
• 데이터베이스 애플리케이션 : 기업에서 사용하는 많은 온라인 소프트웨어 서비스는 기능에 데이터베이스를 통합합니다. 예를 들어 회계 소프트웨어와 전자상거래 플랫폼은 데이터베이스를 사용하여 재무 데이터와 제품 재고를 관리합니다.
• 코딩 없는 사용자 정의 : 비즈니스 친화적인 데이터베이스를 통해 사용자는 코딩 전문 지식 없이도 데이터베이스를 생성하고 사용자 정의할 수 있습니다. 이러한 애플리케이션은 데이터베이스 관리를 단순화하여 더 광범위한 전문가가 액세스 할 수 있도록 설계되었습니다.
• 경영진 대시보드 : 데이터베이스를 사용하여 중요한 비즈니스 지표 및 데이터의 스냅숏을 제공하는 맞춤형 경영진 대시보드를 만들 수 있습니다. 이 기능을 통해 의사결정자는 성과를 한눈에 모니터링할 수 있습니다.
• 데스크톱 데이터베이스 : Microsoft Access, Quick Base 및 FileMaker는 IT 직원이 아닌 직원을 위한 데스크톱 데이터베이스의 예입니다. 데이터베이스 구축 및 관리를 위한 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하므로 고유한 워크플로우를 가진 비즈니스에 적합합니다.
• 모바일 데이터베이스 애플리케이션 : Quick Base와 같은 일부 데이터베이스 애플리케이션은 모바일 기능도 제공하므로 사용자는 이동 중에도 데이터에 액세스 하고 관리할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

데이터베이스란 무엇이며 중소기업에 데이터베이스가 필요한 이유는 무엇입니까?

데이터베이스는 정보를 효율적으로 저장, 관리 및 검색할 수 있도록 체계화된 데이터 모음입니다. 중소기업은 다양한 방식으로 데이터베이스의 이점을 누릴 수 있습니다. 이는 고객 데이터 저장, 재고 관리, 재무 추적 등을 위한 구조화된 프레임워크를 제공합니다. 데이터베이스를 사용하면 정보에 입각한 의사 결정을 위해 데이터에 더 쉽게 액세스 하고 활용할 수 있습니다.

데이터베이스에 데이터를 어떻게 입력하고 수집합니까?

데이터 입력 및 수집에는 정보를 수집하고 이를 데이터베이스에 입력하는 프로세스가 포함됩니다. 이는 데이터 소스에 따라 수동 또는 자동으로 수행될 수 있습니다. 고객 데이터의 경우 상호작용 중에 정보를 입력할 수 있으며, 재고 데이터는 바코드 스캐너나 POS 시스템을 통해 수집할 수 있습니다. 또한 많은 데이터베이스는 다른 소프트웨어 및 애플리케이션과의 통합을 제공하므로 원활한 데이터 가져오기가 가능합니다.

데이터베이스가 스프레드시트와 다른 점은 무엇입니까?

Microsoft Excel과 같은 스프레드시트는 소규모 기업에 적합하지만 데이터베이스는 대용량 데이터를 처리하는 데 뚜렷한 이점을 제공합니다. 데이터베이스는 고급 데이터 구조화, 효율적인 쿼리 및 강력한 보고 기능을 제공합니다. 스프레드시트와 달리 데이터베이스는 데이터 저장 및 검색을 위해 설계되었으므로 복잡한 데이터 세트를 관리하고 의미 있는 통찰력을 생성하는 데 더 적합합니다.

데이터베이스는 어떻게 효율성을 향상하고 통찰력을 제공할 수 있습니까?

데이터베이스는 데이터 관리 프로세스를 간소화하여 비즈니스 효율성에 기여합니다. 이를 통해 정보에 빠르게 액세스 할 수 있으므로 수동으로 데이터를 검색하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다. 또한 데이터베이스는 귀중한 통찰력을 발견하는 데 도움이 되는 보고 및 분석 도구를 제공합니다. 예를 들어, 전자 상거래 기업은 데이터베이스를 사용하여 고객 행동을 추적하고, 재고 관리를 최적화하고, 개인화된 제품 추천을 제공할 수 있습니다.

기술적인 지식이 없는 사용자도 데이터베이스에 액세스 할 수 있습니까?

사용자 친화적인 데이터베이스 애플리케이션을 통해 기술적인 지식이 없는 사용자도 데이터베이스에 액세스 할 수 있습니다. 이러한 애플리케이션은 코딩 지식 없이도 데이터베이스를 생성하고 관리할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공합니다. 중소기업 소유주와 직원은 광범위한 기술 전문 지식 없이도 데이터베이스의 기능을 활용하여 워크플로를 사용자 정의하고, 필요에 따라 데이터를 추적하고, 보고서를 생성할 수 있습니다.

데이터베이스는 비즈니스 프로세스와 어떻게 통합됩니까?

데이터베이스는 다양한 비즈니스 프로세스에 원활하게 통합될 수 있는 다목적 도구입니다. 이는 워크플로우의 일부가 되어 데이터 관련 작업을 향상시킵니다. 예를 들어, 데이터베이스를 회계 소프트웨어와 통합하여 재무 기록 관리를 간소화하거나 전자상거래 플랫폼과 연결하여 재고 수준을 관리할 수 있습니다. 데이터베이스를 사용자 정의하는 기능을 통해 특정 비즈니스 요구 사항에 맞게 데이터베이스를 조정할 수 있습니다.

경영진 대시보드란 무엇이며, 데이터베이스를 사용하여 대시보드를 만드는 방법은 무엇입니까?

경영진 대시보드는 필수 비즈니스 지표 및 데이터의 스냅숏을 제공하는 시각적 디스플레이입니다. 데이터베이스는 다양한 소스의 데이터를 통합하고 사용자에게 친숙한 형식으로 제공하여 이러한 대시보드를 만드는 데 중요한 역할을 합니다. 소규모 기업에서는 경영진 대시보드를 사용하여 성과를 모니터링하고, 핵심성과지표(KPI)를 추적하고, 정보에 입각한 결정을 신속하게 내릴 수 있습니다.

데스크톱 데이터베이스란 무엇이며 중소기업에 어떤 이점을 줄 수 있습니까?

Microsoft Access, Quick Base 및 FileMaker와 같은 데스크톱 데이터베이스는 IT 직원이 아닌 직원을 위해 설계된 사용자 친화적인 응용 프로그램입니다. 이는 비즈니스 요구 사항에 맞는 데이터베이스를 생성, 사용자 정의 및 관리하기 위한 액세스 가능한 인터페이스를 제공합니다. 이러한 도구는 고유한 워크플로우를 가진 중소기업에 특히 유용하며 기존 소프트웨어 개발의 복잡성과 비용 없이 맞춤형 솔루션을 개발할 수 있는 기능을 제공합니다.

모바일 데이터베이스 애플리케이션 액세스는 어떻게 작동합니까?

Quick Base와 같은 일부 데이터베이스 애플리케이션은 모바일 기능을 제공하므로 사용자는 스마트폰과 태블릿에서 데이터에 액세스 하고 관리할 수 있습니다. 모바일 액세스에는 일반적으로 앱 스토어에서 애플리케이션을 다운로드하고 데이터베이스 자격 증명으로 로그인하는 작업이 포함됩니다. 이동 중에도 데이터를 관리할 수 있어 중요한 정보에 실시간으로 액세스해야 하는 비즈니스 전문가가 편리하게 사용할 수 있습니다.