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공유하려는 Excel 통합 문서를 만들 때, 받는 사람을 혼란스럽게 하는 것은 피해야 합니다. 다른 사람들이 Excel 워크시트에 포함된 내용, 특정 정보를 어디에서 찾아야 하는지, 그리고 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 하는 다양한 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 8 Ways to Make a Shared Excel Spreadsheet Easier to Navigate
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-excel-make-shared-spreadsheet-easier-navigate/
1. 홈페이지 워크시트 추가
공동 작업자가 Excel 통합 문서를 탐색하는 데 도움을 주는 가장 효과적인 방법 중 하나는 홈페이지 워크시트를 추가하는 것입니다. 이 시트는 사람들이 통합 문서를 열 때 가장 먼저 보게 되는 부분으로, 환영하는 제목, 통합 문서의 내용 요약, 주요 워크시트 링크, 그리고 읽는 사람이 따라야 할 단계 등을 포함해야 합니다.
위의 예에서 통합 문서를 연 사람은 제목과 간략한 설명 덕분에 그 내용을 즉시 볼 수 있으며, 상단의 다채로운 배너에 다른 통합 문서로 가는 링크를 추가했습니다. 웹사이트 메뉴와 비슷해서 사용자는 원하는 곳으로 바로 이동할 수 있습니다.
그 아래에 있는 지침은 중요한 알림 역할을 하며, 누가 통합 문서의 어떤 부분을 편집할 수 있는지에 대한 추가 정보를 제공합니다. 또한, 다른 워크시트와 프로그램으로 하이퍼링크되는 색상으로 구분된 아이콘 통해 세부 정보를 더욱 명확하게 파악할 수 있습니다.
2. 워크시트, 표 및 범위 이름 지정
Excel에서 워크시트, 표, 범위에 이름을 지정하는 것이 좋은 관행으로 여겨지는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 그렇게 하면 통합 문서를 더 쉽게 탐색할 수 있기 때문입니다.
첫째, 워크시트 이름을 바꾸면 각 워크시트에 어떤 내용이 담겨 있는지 바로 파악할 수 있습니다. 이렇게 하지 않으면 기본적으로 시트 이름이 Sheet1, Sheet2, Sheet3 등으로 지정되어 워크시트를 탐색하는 사용자에게 아무런 도움이 되지 않습니다. 더 중요한 것은, 적절한 이름을 지정한 워크시트는 화면 판독기를 사용하는 사용자에게 훨씬 더 쉽게 접근할 수 있다는 것입니다.
각 탭을 두 번 클릭하여 각 워크시트에 이름을 지정하는 것 외에도 탭을 우클릭하고 시트 탭의 색상을 변경했습니다.
둘째, 통합 문서의 데이터 중 Excel 표로 포맷된 것이 있으면 표에서 셀을 선택하고 리본의 표 디자인 탭에 있는 표 이름 필드에 표에 적절한 이름을 지정합니다.
이렇게 하면 다른 사용자가 Excel 창의 왼쪽 상단 모서리에 있는 이름 상자를 통해 통합 문서의 어느 곳에서나 관련 표로 빠르게 이동할 수 있습니다.
범위에 이름을 지정하려면 관련 셀을 선택하고 이름 상자에 적당한 이름을 입력하고 Enter를 누릅니다.
3. 메모 활용
Excel의 메모 도구는 약간 구식처럼 보일 수 있지만, 스프레드시트를 탐색하기 쉽게 만들어 주는 유용성은 여전합니다.
Excel의 메모는 개별 셀에 연결된 간단한 주석으로, 추가적인 맥락을 제공합니다. 기본적으로 메모가 포함된 셀은 오른쪽 상단에 빨간색 태그가 표시됩니다. 셀 위에 마우스를 올리면 메모 내용이 나타납니다.
셀에 메모를 추가하려면 해당 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [새 노트]를 선택합니다. 그런 다음 정보나 지침을 입력하고, 완료되면 워크시트의 아무 셀이나 클릭하여 메모 편집 모드를 종료합니다.
이미 메모가 들어 있는 셀에 메모를 추가할 수는 없습니다. 변경하는 것은 물론 가능합니다.
4. 백엔드 계산 및 목록 숨기기
워크북을 다루는 사람, 특히 Excel을 처음 사용하는 사람에게 혼란을 줄 수 있는 것 중 하나는 자신만 볼 수 있도록 만들어진 워크시트입니다.
아래 스크린샷의 워크시트(Backend)에는 데이터 검증에 사용되는 항목 목록이 포함되어 있으며(곧 자세히 설명합니다) 워크북 전체의 다양한 수식에 사용되는 고정 값도 포함되어 있습니다.
통합 문서를 깔끔하게 유지하고 중요한 백엔드 정보를 실수로 활성화하거나 편집하지 못하도록 하려면 워크시트를 숨기세요. 워크시트 탭을 우클릭하고 [숨기기]를 클릭합니다.
숨겨진 워크시트를 표시하려면 워크시트 탭을 우클릭하고 [숨기기 표시]를 선택합니다. 그런 다음, 숨기기를 해제할 시트를 선택합니다.
5. IFS 함수를 사용하여 지침을 표시하고 숨기기
Excel 워크시트에 너무 많은 명령이 있으면 공동 작업자의 업무가 방해를 받아 작업 환경을 개선하기는커녕 오히려 저해할 수 있습니다. 이 문제를 해결하려면 IFS 함수를 사용하여 명령이 적절한 시점에 표시되고 숨겨지도록 설정할 수 있습니다.
여기서 E열의 지침은 (1) 해당 행의 D열 셀에 숫자가 없고, (2) 해당 행의 A열 셀에 텍스트가 있는 경우에만 나타납니다. 즉, 누군가 다음 빈 행에 이름을 입력하는 즉시 지침이 나타나고, 누군가 지출 열에 숫자 값을 입력하는 즉시 지침이 사라집니다.
E4 셀에 입력한 수식을 E열의 수백 행에 복사한 결과는 다음과 같습니다.
=IFERROR(IFS(ISNUMBER(Employee_Expenses[@Expenses]), "", ISTEXT(Employee_Expenses[@Employee]), "Remember to enter your expenses to the nearest dollar."), "")
- IFS 함수는 먼저 Employee_Expenses 테이블의 Expenses 열에 있는 값에 숫자가 포함되어 있는지 테스트하고 숫자가 포함되어 있으면 활성 셀은 비어 있어야 합니다.
- 그런 다음 같은 테이블의 직원 열에 텍스트가 있는지 테스트하고, 텍스트가 있는 경우 활성 셀에 따옴표로 묶인 메모가 포함되어야 합니다.
- IFERROR 함수는 IFS 함수가 오류를 반환하면 셀을 비워둡니다.
따라서 데이터를 입력하는 사람은 지출에 정수만 입력하는 것을 잊지 않아야 합니다.
6. 무단 편집을 방지하기 위해 특정 셀 잠금
Excel에서는 특정 셀을 잠그고 워크시트를 보호하는 기능을 통해 사용자가 어디에 입력해야 하고 어디에 입력하면 안 되는지 정확히 알 수 있습니다. 예를 들어, 이 예에서는 사람들이 C3, C5, C7 셀만 클릭하고 편집할 수 있도록 하려고 합니다.
(1) 먼저, 워크시트의 모든 셀을 잠가야 합니다. 모든 셀이 선택될 때까지 Ctrl + A를 반복해서 누른 후, Ctrl + 1을 눌러 셀 서식 대화 상자를 엽니다. 그런 다음 '보호' 탭에서 "잠김"을 선택하고 "확인"을 클릭합니다.
(2) 이제 다른 사용자가 입력하고 수정할 수 있도록 할 셀의 잠금을 해제해야 합니다. 잠금을 해제하려면 열어 둘 첫 번째 셀(C3 셀)을 선택하고 Ctrl 키를 누른 상태에서 나머지 셀(C5 및 C7 셀)을 선택합니다. 그런 다음 Ctrl + 1 키를 눌러 셀 서식 대화 상자를 다시 열고 이번에는 "잠김"의 선택을 해제한 후 "확인"을 클릭합니다.
(3) 리본의 검토 탭에서 "시트 보호"를 클릭하고 "잠기지 않은 셀 선택"과 "워크시트 및 잠긴 셀의 내용 보호"가 체크되어 있는지 확인한 다음 암호를 입력합니다.
(4) "확인"을 클릭하고 비밀번호를 확인하면 잠금 해제한 셀만 클릭 및 편집이 가능해집니다.
7. 조건부 서식을 사용하여 데이터 입력 셀 색상 지정
공동작업자의 눈이 편집할 셀을 찾도록 하는 한 가지 방법은 조건부 서식을 사용하는 것입니다. 여기서는 모든 항목 셀이 밝은 파란색으로 표시됩니다.
하지만 누군가가 이 셀에 내용을 입력하고 Enter 키를 누르면 셀이 흰색으로 변합니다.
이러한 자동 서식을 만드는 단계는 간단합니다.
(1) Ctrl 키를 누른 상태에서 서식을 지정할 셀을 클릭하여 모든 셀을 선택합니다.
(2) [홈] 탭 - [조건부 서식] - [새 규칙]을 클릭합니다.
(3) 새 서식 규칙 대화 상자에서 "다음을 포함하는 셀만 서식 지정"을 선택하고, "다음을 포함하는 셀만 서식 지정" 옵션에서 "빈칸"을 선택합니다.
(4) [서식]을 클릭하고 셀 서식 대화 상자의 채우기 탭에서 밝은 파란색을 선택합니다.
(5) [확인]을 두 번 클릭하여 두 대화 상자를 모두 닫으면 선택한 셀이 연한 파란색으로 변합니다. 해당 셀에 값을 입력하고 Enter 키를 누르면 방금 설정한 "빈칸" 조건에 더 이상 해당하지 않으므로 흰색으로 변합니다.
8. 셀 입력을 제한하기 위한 데이터 검사 규칙 추가
Excel의 데이터 유효성 검사 도구는 사용자가 특정 셀에 올바른 유형의 정보를 입력하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 사람들이 드롭다운 목록에서 자신의 이름을 선택할 수 있도록 이름 열부터 시작해 보겠습니다.
(1) Backend 워크시트에서 열의 각 셀에 이름 목록을 입력하고, 이 목록을 Excel 표 형식으로 서식을 지정합니다. 또한, 필터 버튼을 클릭하고 이름을 알파벳순으로 정렬합니다.
이 목록을 표 형식으로 지정해야 하는 이유는 목록에 이름을 쉽게 추가하거나 삭제할 수 있고, 설정하려는 데이터 유효성 검사 규칙이 이러한 변경 사항에 맞게 조정되기 때문입니다. 서식이 지정되지 않은 범위를 사용하면 목록이 커지거나 작아질 때 문제가 발생합니다.
(2) 다음으로, 드롭다운 목록을 추가할 워크시트로 돌아갑니다. 서식이 적용된 표에서 해당 열의 헤더 위에 마우스를 올려놓으면 검은색 아래쪽 화살표가 나타납니다. 그런 다음 한 번 클릭하여 전체 열을 선택합니다(헤더 행 아래에 행이 하나든 여러 개든 상관없이 적용됩니다).
(3) [데이터] 탭에서 [데이터 유효성 검사]를 선택합니다.
(4) 데이터 유효성 검사 대화 상자의 허용 필드에서 "목록"을 선택합니다.
(5) 데이터 유효성 검사 대화상자의 [제한 대상]에서 [목록]을 선택합니다.
(6) "원본" 필드를 선택하고 백엔드 워크시트로 이동하여 이름 목록을 선택하세요. 이렇게 하면 시트 이름과 셀 참조가 필드에 추가됩니다.
대화 상자를 닫기 전에 대화 상자의 입력 메시지 및 오류 경고 탭을 확인하세요. 입력 메시지 탭을 사용하면 문제가 발생한 셀을 선택할 때 나타나는 팝업을 생성할 수 있고, 오류 경고 탭을 사용하면 셀에 잘못된 내용을 입력했을 때 표시되는 알림을 생성할 수 있습니다.
(7) [확인]을 클릭하면 데이터 유효성 검사를 추가하는 워크시트로 돌아가고, 영향을 받는 셀에 드롭다운 화살표가 표시되는데, 이를 클릭하면 이름 목록이 표시됩니다. 테이블에 새로운 행을 추가하면 그 위에 있는 행의 데이터 검증 규칙이 자동으로 적용됩니다.
데이터 유효성 검사 도구는 셀에 드롭다운 옵션 목록을 추가하는 데 가장 일반적으로 사용되지만 , 이것이 유일한 기능은 아닙니다. 예를 들어, 셀의 문자 수를 제한하거나 입력 가능한 데이터 유형을 정의하는 규칙을 만들 수 있습니다. 여기서는 시간 열의 입력을 0~160 사이의 10진수로 제한했습니다.
마치며
이상에서 소개한 것 외에도, 열 너비 조정, 텍스트 정렬, 셀 테두리 사용 등 Excel의 서식 도구를 사용하여 워크시트를 더욱 명확하고 읽기 쉽게 만들 수 있습니다.
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