들어가기 전에
예산, 목록, 추적기 등 단순한 스프레드시트도 너무 복잡해 보여서 일반적으로 피하는 경우가 있습니다. 하지만 실제로는 생각보다 쉬우며, 시간을 절약할 수 있는 Excel의 강력한 기능 6가지를 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 Power Features in Excel Most People Never Touch (But Should)
- URL: https://www.makeuseof.com/excel-features-you-should-use/
1. 빠른 분석
판매 내역이 포함된 스프레드시트가 있다고 가정해 보세요. 셀 중 일부를 선택하면 Excel의 빠른 분석 도구가 즉시 다음 작업을 수행합니다.
- 총 수익 또는 판매된 단위 합산
- 지역별 총 이익을 시각화하는 데 사용할 수 있는 차트 추가
- 가장 수익성이 높은 주문을 강조하기 위해 색상 척도 적용
- 더 쉽게 필터링하고 정렬할 수 있도록 데이터를 Excel 표로 변환
작동 방식은 다음과 같습니다. Excel에서 셀 범위를 선택하면 오른쪽 하단에 작은 아이콘(세 개의 선과 번개 모양이 있는 사각형 모양)이 나타납니다. 이 아이콘을 클릭하거나 Ctrl + Q를 누르면 Excel에서 서식, 차트, 합계, 표, 스파크라인 등 다섯 가지 분석 범주가 있는 메뉴가 즉시 표시됩니다.
각 범주 내에서 특정 데이터에 맞는 옵션을 찾을 수 있습니다. 판매 기록 스프레드시트에서 14개 열이 모두 포함된 15개 행을 강조 표시했을 때 Excel은 차트 범주에서 클러스터형 세로 막대형, 누적 세로 막대형, 클러스터형 가로 막대형, 누적 가로 막대형 차트를 제안했습니다.
하지만 배송일과 판매 단위 열로 범위를 좁혔더니 선형, 분산형, 클러스터형 막대형, 누적 영역형 차트로 권장 사항이 변경되었습니다.
선택 항목이 적거나 충분히 관리 가능한 경우 간단히 마우스를 올려놓으면 각 옵션을 미리 볼 수 있으며, 마음에 드는 것이 있으면 클릭해서 바로 만들 수 있습니다.
이 기능은 모바일이나 웹 버전에서는 사용할 수 없습니다. 사용하려면 데스크톱에 Excel 2013 이상이 설치되어 있어야 합니다.
2. 데이터 유효성 검사
결혼식 참석 여부를 묻는 RSVP를 받는다고 상상해 보세요. 하객들에게 참석 여부를 확인하고, 식사 메뉴를 선택하고, 동반자를 데려올지 여부를 알려줘야 합니다. 데이터 검증 기능이 없다면 '예' , '예' , ' 참석' , '닭고기' , ' 채식주의자' , '1 ' , '1' , 심지어 아무것도 없는 빈칸까지, 온갖 답변이 뒤섞인 혼란스러운 답변을 받게 될 것입니다.
다음은 이러한 데이터 정리의 어려움을 예방할 수 있는 방법에 대한 예입니다.
- 식사 선택 열을 강조 표시하고 데이터 탭으로 이동합니다.
- 데이터 도구 아래에서 데이터 유효성 검사 를 찾으세요 . 녹색 체크 표시와 빨간색 오류 표시가 있는 두 개의 사각형이 있는 아이콘으로 알아볼 수 있습니다.
- 해당 항목을 클릭하고 허용 섹션 에서 목록을 선택한 다음 허용되는 값을 쉼표로 구분하여 입력합니다.
- 해당 버전에 맞는 '확인' 또는 '적용'을 클릭합니다.
이제 누군가가 허용 목록에 없는 식사를 추가하려고 하면 오류 메시지가 표시됩니다.
오류 메시지를 사용자 지정할 수도 있습니다. Excel의 일반적인 오류 메시지 대신, '닭고기', '생선', '비건' 중 하나를 입력하세요와 같이 실제로 도움이 되는 메시지를 표시할 수 있습니다.
거의 모든 항목에 대해 데이터 유효성 검사 규칙을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 상태 열을 ' 열림' , '진행 중' , '완료' 로만 제한 하거나, '날짜' 필드에는 현재 연도 내의 날짜만 입력하도록 설정할 수 있습니다. 중요한 것은 스프레드시트를 다른 사람과 공유하기 전에 이 규칙을 설정하는 것입니다.
3. 피벗 테이블
Excel의 피벗 테이블이 어려워 보인다는 건 알지만 , 실제로는 방대한 데이터 세트를 이해하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 대부분의 사람들은 고급 사용자만 사용할 수 있다고 생각해서 피합니다. 하지만 그럴 필요는 없습니다.
3만 행으로 구성된 판매 스프레드시트가 있고 상사가 지역별 총 이익을 보고 싶어한다고 가정해 보겠습니다.
수식을 작성하고 데이터를 필터링하는 데 몇 시간을 소비할 수도 있고, 약 30초 만에 피벗 테이블을 만들 수도 있습니다.
- 데이터에서 아무 셀이나 선택하세요.
- [삽입] - [피벗 테이블] - [테이블/범위에서]를 클릭합니다.
- 새 워크시트를 선택하고 [확인]을 클릭합니다.
- 지역을 [행] 영역으로, 총 이익을 [값] 영역으로 끌어다 놓습니다.
- 각 지역과 총 수익이 깔끔하게 요약되어 즉시 표시됩니다.
더 많은 분석 계층이 필요한 경우 국가를 행 영역으로 끌어다 놓은 다음 총 비용과 총 수익을 값 영역 에 추가할 수 있습니다.
피벗 테이블은 판매 데이터에만 유용한 것이 아닙니다. 학생 성적을 추적하고 각 과목에서 어떤 학생의 성적이 가장 좋았는지 확인하고 싶다면 필드를 드래그하여 원하는 곳으로 이동할 수도 있습니다. 여러 스프레드시트를 만들거나 복잡한 수식을 사용하지 않고도 동일한 데이터로 수십 가지의 다양한 질문에 대한 답을 찾을 수 있습니다.
4. 빠른 채우기
이 기능은 기본적으로 Excel이 사용자의 마음을 읽는 방식입니다. 한두 가지 예를 입력하여 원하는 내용을 표시하면 Excel이 패턴을 파악하여 자동으로 나머지 부분을 완성합니다.
Jessica Doe나 Sarah Lee 처럼 전체 이름 열이 있고 별도의 열에 성만 입력해야 하는 경우, 각 이름을 직접 입력할 필요가 없습니다. Jessica Doe 옆 셀에 Doe를 입력하고 Enter 키를 누른 후 다음 셀에 Lee를 입력하기 시작하면 됩니다. Excel에서 사용자가 입력하는 내용을 인식하고 열 전체를 자동으로 완성해 줍니다.
활용 범위는 무궁무진합니다. 전화번호를 지역 번호와 숫자로 나누고, 별도의 열에서 성과 이름을 합치고, 전체 주소에서 이메일 도메인을 추출하거나, 심지어 지저분한 텍스트 서식을 정리할 수도 있습니다.
플래시 채우기를 완벽하게 익히는 유일한 비결은 좋은 예시를 제시하는 것입니다. 처음 두 예시만으로 Excel에서 패턴을 이해하기에 충분한 정보를 얻을 수 없다면, 세 번째 예시를 추가하세요.
5. 수식 분석
수식에서 갑자기 이상한 오류가 발생하여 247행 어딘가에 오타가 있었는지 궁금해하며 확인해야 했던 경험은 누구나 있을 것입니다. 다행히 Excel의 수식 감사 도구를 사용하면 몇 초 만에 무엇이 잘못되었는지 정확히 알 수 있습니다.
수백 개의 행에 걸쳐 수익 마진을 계산한다고 가정해 보겠습니다. 총 수익 열(총 수익을 총 수익으로 나눈 값)과 조정된 수익 열(총 수익에 0.9를 곱한 값)이 있을 것입니다.
아래로 스크롤해서 데이터 곳곳에 오류 메시지가 흩어져 있는 것을 볼 때까지는 모든 것이 완벽해 보입니다. 바로 이때 수식 검사가 필요합니다.
오류가 표시된 셀을 강조 표시하고 [수식] 탭으로 이동합니다. 참조되는 셀 추적을 클릭하면 Excel에서 잘못된 수식에 입력된 셀을 가리키는 화살표를 표시합니다. 일반적으로 문제는 즉시 발견됩니다. 총 수익이 0이거나, 빈 셀을 참조하거나, 셀에 숫자 대신 텍스트가 포함되어 있을 수 있습니다.
[참조되는 셀 추적]은 반대로 작동하며 훨씬 더 유용할 수 있습니다. 원하는 셀을 강조 표시하여 다른 수식에서 어떤 수식이 사용되는지 확인할 수 있습니다. 셀을 삭제하거나 수정하려고 할 때 어떤 수식이 잘못될 수 있는지 알고 싶을 때 매우 유용합니다.
정말 획기적인 기능은 [오류 검사] 도구입니다. 이 도구는 0으로 나누기, 빈 셀 참조, 열의 패턴과 일치하지 않는 수식 등의 문제를 자동으로 표시합니다.
이 도구는 Excel 수식 디버깅을 답답한 추측에서 원활한 프로세스로 바꿔줍니다. 참고로, 이 기능은 모바일 또는 웹 버전에서는 사용할 수 없습니다.
6. 조건부 서식
스프레드시트의 숫자는 맥락을 제공하기 전까지는 그저 숫자일 뿐입니다. 예를 들어 예산 스프레드시트를 생각해 보세요. 한 달 동안 돈을 어떻게 썼는지 제대로 이해하려면 한참을 들여다봐야 합니다.
20가지 항목에 대한 실제 지출과 예산을 직접 비교하는 대신, 조건부 서식을 사용하면 스프레드시트를 더욱 다채롭게 꾸밀 수 있어 지출이 초과된 부분과 절약된 부분을 바로 파악할 수 있습니다. 제 월 예산에는 예산과 실제 지출의 차이를 보여주는 '차이' 열이 있습니다. 그런 다음 조건부 서식을 사용하여 복잡한 작업을 처리했습니다.
먼저 분산 열의 모든 셀을 선택하고 이 작업을 수행하기 전에 [홈] 탭에서 [조건부 서식]을 선택합니다.
- 초과 지출의 경우: [셀 강조 규칙] - [보다 큼]을 클릭하고 상자에 0을 입력한 다음 강조 표시 색상을 선택합니다(예: 연한 빨간색 채우기, 진한 빨간색 텍스트).
- 과소지출의 경우: [셀 강조 규칙] - [보다 작음]을 클릭하고 상자에 0을 입력하고 다른 색상을 선택합니다.
- 정확한 지출의 경우: [조건부 서식] - [셀 강조 규칙] - [같음]을 선택하고 0을 한 번 더 입력한 다음 다른 색을 선택합니다.
이렇게 하면 양수(초과 지출)는 녹색으로, 음수(절약한 금액)는 빨간색으로 바뀌고 정확히 일치하는 항목은 노란색으로 유지됩니다. 조건에 해당하는 셀에 지정한 색상이 표시되므로 한 눈에 그 달에 대해 알아야 할 모든 것을 알 수 있습니다.
데이터 막대는 지출 패턴을 한눈에 파악하는 데 매우 유용합니다. 실제 지출 열에 데이터 막대를 적용하면 각 셀이 미니 막대 차트로 표시됩니다. 숫자를 직접 비교할 필요 없이 식료품 지출이 공과금 지출보다 훨씬 많다는 것을 바로 알 수 있습니다.
아이콘 세트는 추세를 추적하는 데 유용합니다. '지난달 대비 변동' 열에 아이콘 세트를 추가하면 지출이 크게 증가한 곳에는 위쪽 화살표, 소폭 증가한 곳에는 가로 화살표, 감소한 곳에는 아래쪽 화살표가 표시됩니다.
Excel 조건부 서식을 처음 사용하는 사람들이 저지르는 가장 큰 실수는 과하게 사용하는 것입니다. 중요한 정보를 돋보이게 하는 것이 목표이지, 스프레드시트를 크리스마스 트리처럼 꾸미는 것이 아닙니다. 따라서 주의가 필요한 부분만 강조 표시하세요.
마치며
이상에서 소개한 기능 중 몇 가지만 익혀도 Excel 작업 방식이 완전히 달라질 수 있습니다. Excel은 단순히 강력한 도구가 아니라, 전문가처럼 작업할 수 있도록 시간을 절약해 주는 도구입니다.
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