들어가기 전에
원드라이브(OneDrive)의 Copilot은 파일 요약 및 비교, 주요 정보 추출, FAQ 생성 등에 유용한 도구입니다. 특히 파일을 열지 않고도 이 모든 작업을 수행할 수 있으므로 더욱 편리합니다. 직장이나 학교, 집에서 OneDrive Copilot AI의 기능을 최대한 활용하는 5가지 방법을 소개합니다.
[참고] 이 글을 작성하는 시점 기준으로 아래에서 소개하는 내용은 Microsoft OneDrive 온라인 버전에서만 유효합니다. 파일 탐색기나 OneDrive 모바일 앱을 통해서는 사용할 수 없다는 점에 유의하시기 바랍니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: If You Don’t Use Copilot in Microsoft OneDrive, You’re Missing Out
- URL: https://www.howtogeek.com/copilot-microsoft-onedrive-dont-use-missing-out/
1. 파일 요약
파일의 내용을 알고 싶지만 전체를 읽을 시간(또는 의욕^^)이 없다면 Copilot을 이용하여 내용을 요약할 수 있습니다. 영문학 시험을 보기 전에 막판 공부를 하고 싶다고 가정해 봅니다. 그런데 맥베스의 초자연적인 주제를 다룬 파워포인트 프레젠테이션은 슬라이드가 14장이나 되어서 다 읽을 시간이 없습니다. Copilot은 이런 경우 간략한 개요를 작성해줍니다.
이렇게 하려면 OneDrive 온라인에서 파일 위에 커서를 올려놓고 "Copilot" 아이콘을 클릭한 다음 "요약"을 선택합니다.
Copilot은 파일의 내용을 분석한 후, 전체 프레젠테이션을 읽는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧은 시간에 핵심 정보를 요약하여 작성합니다.
Copilot의 기능은 Microsoft 문서에만 국한되지 않습니다. 이 예시에서는 영국에서 총선이 다가오고 있으며, 자유민주당이 승리할 경우 어떤 정책을 제안할지 간략하게 검토하고 싶습니다. 자유민주당 웹사이트에서 PDF 형식의 긴 선언문을 다운로드하여 OneDrive에 저장한 후, 파일 위에 마우스를 올리고 "Copilot" 아이콘을 클릭한 다음 "요약"을 선택하세요.
이번에는 여러 섹션으로 나뉜 긴 문서이기 때문에 Copilot 요약에는 하위 제목이 포함되어 있어 사람들에게 중요한 다양한 분야에서의 공약을 간략하게 보여줍니다.
OneDrive의 Copilot은 DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, FLUID, LOOP, PDF, TXT, RTF, ASPX, HTM, HTML, ODT, ODP를 포함한 다양한 파일 형식을 지원합니다.
2. 파일에 대해 질문하기
요약 도구는 파일의 개요를 파악하는 데 유용하지만, 좀 더 구체적인 정보를 추출하고 싶을 수도 있습니다. 이번에는 선거 테마에 맞춰 녹색당의 매니페스토를 PDF 형식으로 다운로드했는데, 자영업자를 위해 녹색당이 어떤 정책을 시행할 계획인지 알아보고 싶다고 가정해 보겠습니다.
OneDrive에서 파일 위에 커서를 올려놓고 “부조종사” 아이콘을 클릭한 다음 “질문하기”를 선택합니다.
나타나는 사이드바의 프롬프트 창에 질문을 입력하고 오른쪽 하단에 있는 "보내기" 화살표를 클릭합니다. 이 경우, "자영업자를 위한 녹색당의 계획은 무엇인가요?"라고 질문할 수 있습니다.
이제 Copilot이 파일을 검색하여 질문의 키워드와 관련된 모든 정보를 찾아 단 몇 초 만에 세련된 답변을 생성합니다.
질문뿐만 아니라 명령을 입력할 수도 있습니다. 예를 들어 “자영업자를 위한 녹색당의 공약 요약 만들기” 명령은 “자영업자를 위한 녹색당의 공약은 무엇인가요?”라는 질문과 동일하거나 유사한 결과를 생성합니다.
3. 표준 및 사용자 지정 FAQ 생성
Copilot은 OneDrive 폴더에 있는 문서에 대해 표준 FAQ와 사용자 지정 FAQ의 두 가지 유형의 FAQ를 생성할 수 있습니다.
표준 FAQ
이 예에서는 Microsoft Word에서 “AI 기반 서비스 국제 무역의 국경 간 데이터 흐름”이라는 제목의 학술 논문을 작성했으며, 다음 단계는 전문가와 교사들로 구성된 위원회에서 제기하는 질문에 답변하는 논문 방어라고 가정합니다.
이에 대비하기 위해 Copilot을 사용하여 일련의 FAQ를 생성할 수 있습니다. 온라인 OneDrive 계정의 파일 위에 커서를 올려놓고 “Copilot” 아이콘을 클릭한 다음 “FAQ 만들기”를 선택합니다.
코파일럿은 논문의 내용을 분석한 후 종합적인 질문과 답변 시리즈를 생성하여 방어에 대비할 수 있도록 도와줍니다.
맞춤형 FAQ
Copilot의 기본 FAQ 도구와 함께 AI 도구를 사용하여 더욱 구체적인 FAQ 세트를 생성할 수도 있습니다. 사무실에 새 프린터를 설치했다고 가정해 보세요 . 동료들에게 컬러 문서 복사 및 스캔 방법을 설명하는 포스터를 벽에 붙이고 싶을 때, 사용 설명서가 141페이지나 되어 관련 정보를 직접 찾아서 복사하는 데 시간이 너무 많이 걸립니다.
대신, PDF 형식으로 매뉴얼을 다운로드하여 OneDrive에 저장한 후, 문서 위에 마우스를 올려놓고 "Copilot" 아이콘을 클릭한 다음 "질문하기"를 선택하세요.
다음으로, 사이드바의 텍스트 필드에 '컬러 문서 스캔 및 복사에 대한 FAQ 만들기'를 입력 하고 '보내기' 화살표를 클릭합니다.
그러면 코파일럿이 사용자의 명령과 관련된 따라 하기 쉬운 질문과 답변 세트를 생성합니다. Copilot 응답 하단의 "복사"를 클릭합니다.
마지막으로, 응답을 Word 문서에 붙여넣기 합니다. 내용을 편집하고 서식을 지정한 다음, 포스터를 인쇄합니다.
4. 유사하거나 다른 파일 비교
OneDrive의 Copilot을 사용하여 개별 파일에 대한 요약, 질문 및 FAQ를 만들 수 있을 뿐만 아니라, Microsoft의 AI 도구를 사용하여 파일을 하나씩 열지 않고도 최대 5개의 서로 다른 파일을 비교할 수 있습니다.
이 예에서는 PDF 형식으로 다운로드하여 OneDrive에 저장한 두 정당의 매니페스토를 비교한다고 가정해 보겠습니다. 먼저 확인 표시를 활성화하여 파일을 선택합니다. 그런 다음 OneDrive 창 상단의 리본에서 “파일 비교”를 클릭하고 “파일 비교”를 선택합니다.
몇 초 후 Copilot은 파일 이름이 열 머리글로 표시되고 각 행에 간결하고 직접적인 비교 내용이 포함된 표를 생성합니다. 두 파일에는 유사한 콘텐츠와 테마가 포함되어 있기 때문에 결과는 세부 사항을 자세히 설명합니다.
또한 다양한 형식과 다양한 내용의 파일을 비교할 수 있습니다. 예를 들어, 다음은 맥베스의 초자연을 주제로 한 긴 파워포인트 파일과 같은 연극에서 권력을 주제로 한 짧은 에세이 단락이 포함된 Word 문서 간의 유사점과 차이점을 보여 줍니다.
5. 파일 콘텐츠 개선
잘 알려지지 않았지만 똑같이 유용한 OneDrive의 Copilot 기능은 파일에 대한 개선 사항을 제안하는 기능입니다. 여기서 핵심은 제안 횟수를 제한하는 등 명령이 구체적이어야 과부하가 걸리지 않는다는 점입니다.
좋아하는 축구 팀과 관련된 다양한 통계가 포함된 9개의 탭이 있는 Excel 파일이 있다고 가정해 보겠습니다. 하지만 데이터를 더 쉽게 분석할 수 있도록 통합 문서를 간소화할 수 있다고 생각합니다.
이렇게 하려면 OneDrive 온라인에서 파일 이름 위에 마우스를 갖다 대고 “Copilot” 아이콘을 클릭한 다음 “질문하기”를 선택합니다.
사이드바의 프롬프트 창에 "이 통합 문서를 더 적은 수의 시트로 압축하는 3가지 방법 제안"과 같은 특정 명령을 입력한 후 Enter 키를 누릅니다. 코파일럿에게 세 가지 제안만 하도록 지시했으므로 관리하기 쉽고 쉽게 처리할 수 있습니다.
반면에 “이 통합 문서를 개선하는 방법 제안”과 같이 덜 구체적인 명령은 훨씬 더 광범위하고 복잡한 제안과 함께 훨씬 더 긴 응답을 반환합니다.
주의 사항
이 강력한 AI 도구를 OneDrive 파일에 사용하기 전에 몇 가지 주의해야 할 사항이 있습니다.
- OneDrive의 Copilot은 Microsoft OneDrive의 온라인 버전을 통해서만 사용할 수 있습니다.
- Microsoft 365와 연결된 회사, 학교, 개인 또는 가족 계정으로 로그인한 경우 OneDrive에서 Copilot을 사용할 수 있습니다. 그러나 Microsoft 365 Family 계정의 경우 구독 소유자만 이 도구에 액세스할 수 있습니다.
- Copilot은 액세스 권한이 있는 OneDrive 계정의 파일에 대해서만 작동합니다.
- 이 기능은 텍스트 파일에만 사용할 수 있습니다. 이 글을 쓰는 시점에서 OneDrive의 Copilot은 이미지, 동영상 및 기타 파일 유형을 지원하지 않습니다.
- Copilot 및 기타 AI 도구는 정보를 빠르게 생성하는 데 유용하지만 항상 정확성을 확인해야 합니다. AI는 인간의 지능을 완전히 대체하는 것이 아니라 인간의 지능과 함께 사용하는 것이 좋습니다.
- Copilot을 자주 사용할 계획이라면 시간을 내어 Microsoft의 조직 및 개인 개인 정보 보호 정책을 검토하세요.
마치며
Copilot은 OneDrive에서 시간을 절약하는 데 도움이 되는 기능뿐만 아니라 Microsoft Word에서 글쓰기를 개선하고, Microsoft Excel에서 데이터를 정리하고, Microsoft Outlook에서 완벽한 이메일을 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
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