들어가기 전에
아무리 좋은 콘텐츠로 가득 차 있는 Word 문서라 하더라도 탐색하기 어려운 형태로 되어 있다면 활용도가 떨어질 수 있습니다. Word 문서의 가독성과 접근성을 향상시킬 수 있는 5가지 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 5 Ways to Make Your Word Document Easy to Navigate
- URL: https://www.howtogeek.com/ways-to-make-microsoft-word-document-easy-to-navigate/
1. 페이지 및 구역 나누기 추가
Microsoft Word 문서를 더 탐색하기 쉽게 만드는 한 가지 방법은 작업의 여러 부분을 명확하게 정의된 섹선으로 나누는 것입니다. Word에는 페이지 나누기와 구역 나누기의 두 가지 유형의 나누기가 있습니다.
- 페이지 나누기: 이전 페이지의 끝에 도달하지 않았더라도 새 페이지가 시작됩니다. 예를 들어, 문서 끝에 참고문헌이 있어서 이전 페이지와 명확하게 구분하고 싶은 경우에 유용합니다.
- 구역 나누기: 현재 섹션이 끝나고 커서(및 그 뒤의 모든 텍스트)가 다음 페이지로 이동합니다. 두 가지의 차이점은 다른 구역에 다른 페이지 레이아웃과 번호를 적용할 수 있는 반면, 페이지 나누기에서는 이것이 불가능하다는 것입니다.
이러한 나누기 중 하나를 추가하려면 리본의 [레이아웃] 탭으로 가서 [나누기]를 클릭합니다. 다른 유형의 나누기도 가능하지만, [페이지]와 [다음 페이지부터]는 Word 문서를 나누는 좋은 옵션으로, 탐색하기가 더 쉽습니다.
2. 제목 스타일 사용
잘 구성된 Word 문서를 탐색하는 한 가지 방법은 탐색 창을 사용하는 것입니다 . 탐색 창은 리본의 [보기] 탭에서 [탐색 창]을 선택하여 활성화할 수 있습니다.
그러면 머리글이 표시되고 Word 문서에 추가한 다양한 머리글 사이를 클릭해서 이동할 수 있어 끝없이 스크롤해야 하는 불편함을 겪지 않아도 됩니다.
Word의 제목 스타일 도구를 사용하면 Word 문서를 훨씬 더 쉽게 탐색할 수 있으며, 이는 페이지가 많은 경우 특히 유용합니다.
스타일 갤러리에 액세스하려면 리본에서 "홈" 탭을 엽니다. Word 문서에서 이미 스타일을 사용한 경우 여기에 표시됩니다. 사용하지 않은 경우 Word 기본 스타일이 표시되며, 그 중 일부는 제목 스타일입니다.
문서의 헤더에 제목 스타일을 적용하려면 해당 헤더 내의 아무 곳에나 커서를 놓고 관련 제목 스타일을 클릭합니다. 제목 1은 장 제목과 같은 레벨 1 헤더를 위한 것이고, 이후의 각 제목은 하위 레벨이며, 일반적으로 장 내의 하위 제목에 사용됩니다.
이제 방금 스타일을 변경한 텍스트가 탐색 창에 제목으로 나타납니다. 마치 교과서의 목차 페이지와 같습니다. 편리하게도 이러한 헤더를 클릭하면 언제든지 다른 섹션으로 이동할 수 있습니다. 사실, 제목 2, 3, 4 등에 할당된 모든 텍스트도 탐색 창에 나타납니다.
3. 페이지 번호 삽입
편지를 입력 하든 , 학술 논문을 입력하든, 주간 사무실 회의록을 입력하든, Word 문서에 페이지 번호를 추가하면 탐색이 훨씬 쉬워집니다. 게다가, 목차를 추가할 때 페이지 번호가 특히 유용해지고, 곧 이에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
Word 문서가 하나의 연속된 섹션으로 구성되어 있는 경우 연속된 페이지 번호를 추가하는 것은 간단합니다. 그러나 다른 섹션에서 다른 페이지 번호를 사용하려는 경우 수행해야 할 단계가 더 많습니다.
단일 섹션 문서에 페이지 번호 추가
두 개 이상의 섹션으로 나뉘지 않은 Microsoft Word 문서에 페이지 번호를 추가하려면 리본의 [삽입] 탭에서 [페이지 번호]를 클릭하고 페이지에 페이지 번호를 표시할 위치에 적합한 옵션 위에 마우스를 올려놓습니다.
그런 다음, 나타나는 옵션에서 페이지 번호 스타일을 선택합니다. 이제 기존 페이지에는 추가한 페이지 번호 스타일이 적용되며, 새로 추가하는 모든 페이지에도 해당 페이지 번호 스타일이 적용됩니다.
페이지 번호가 있는 영역에서 벗어나기 전에 활성화할 수 있는 몇 가지 추가 옵션이 있습니다. 첫 페이지에 번호를 매기고 싶지 않으면 [머리글/바닥글] 탭에서 [첫 페이지 다르게 지정]을 클릭합니다.
이 옵션을 체크한 상태에서 두 번째 페이지의 번호가 1부터 시작하도록 하려면 [페이지 번호] - [페이지 번호 서식]을 클릭합니다. [페이지 번호 서식] 대화 상자에서 [시작 번호]를 선택하고 숫자를 "0"으로 변경합니다.
이 대화 상자가 열려 있는 동안 "숫자 형식" 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭하여 나타나는 숫자 유형을 변경할 수 있습니다.
다중 섹션 문서에 페이지 번호 추가
Word 문서에 두 개 이상의 섹션이 있는 경우 각 섹션에 대해 다른 페이지 번호나 형식을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 소개 페이지 번호에는 로마 숫자(i, ii, iii 등)를 사용하고 본문에는 아라비아 숫자(1, 2, 3 등)를 사용할 수 있습니다.
본문과 서론을 구분하는 섹션 나누기를 추가하려면 커서를 서론 끝에 놓고 리본의 [레이아웃] 탭에서 [나누기] - [다음 페이지부터]를 클릭합니다.
이제 문서의 두 부분 사이에 뚜렷한 끊김이 생겼습니다.
섹션 2(본문)의 페이지 바닥글을 두 번 클릭하고 머리글 및 바닥글 탭에서 "이전으로 연결"을 클릭하여 선택을 해제합니다. 이렇게 하면 Word에서 바닥글에 있는 본문의 페이지 번호가 서론의 페이지 번호와 분리되도록 합니다.
그런 다음 문서의 바닥글이 활성화된 상태에서 섹션 1(소개)의 바닥글에 커서를 놓고 페[이지 번호] - [아래쪽] 클릭하여 스타일을 선택합니다.
다음으로, [페이지 번호] - [페이지 번호 서식]을 클릭하고 대화 상자에서 숫자 서식 필드(예를 들어, "i, ii, iii")로 변경하고 [확인]을 클릭합니다.
마지막으로, 섹션 2의 바닥글에 커서를 놓고 동일한 단계를 따르되 이번에는 숫자 형식을 "1, 2, 3..."으로 둡니다. 이제 Word 문서의 각 섹션마다 다른 페이지 번호 매기기 시스템이 적용되어 이전보다 두 시스템을 훨씬 쉽게 구별할 수 있습니다.
4. 목차 만들기
문서의 길이에 관계없이 목차를 추가하면 독자가 정확히 가야 할 곳으로 안내하는 데 도움이 됩니다. 탐색 이점 외에도 목차는 페이지 번호 변경 사항을 반영하도록 쉽게 업데이트할 수 있습니다.
기본적으로 Word에서는 처음 세 개의 기본 제공 제목 스타일을 사용하여 목차 표를 생성합니다. 따라서 목차 표를 만들기 전에 관련 텍스트를 선택하고 스타일 갤러리에서 "제목 1", "제목 2" 등을 클릭하여 문서의 머리글에 제목 스타일을 적용합니다.
목차를 추가하려면 목차를 추가하려는 위치에 커서를 놓고 리본의 [참조] 탭에서 [목차]를 클릭합니다.
내장된 세 가지 목차 중에서 선택합니다. Automatic Table 1과 Automatic Table 2의 유일한 차이점은 각각 "목차"와 "목차"인 제목입니다.
다음은 "자동 표 1"을 선택한 예입니다. 여기에는 필자가 사용한 세 가지 제목 스타일의 제목이 자동으로 포함되며, 각 수준은 상대적 계층 구조를 보여주기 위해 들여쓰기됩니다.
목차를 상위 3개 제목 스타일보다 더 깊게 만들거나 페이지에 나타나는 방식을 사용자 지정하려면 드롭다운 메뉴에서 "사용자 지정 목차"를 클릭합니다. 이 옵션은 목차에 하이퍼링크를 추가할 수 있는 선택권도 제공하므로 유용합니다.
목차를 업데이트하려면 해당 목차를 우클릭하고 "필드 업데이트"를 클릭합니다. 목차를 사용하면 Word 문서를 쉽게 살펴볼 수 있을 뿐만 아니라, 다이어그램과 그림이 있는 경우 그림 목차도 추가 할 수 있습니다.
5. 북마크와 하이퍼링크 추가
Microsoft Word에서는 문서에 하이퍼링크를 추가 할 수 있으며 , 이를 클릭하면 같은 파일 내의 다른 영역으로 바로 이동할 수 있습니다.
첫 번째 단계는 북마크를 추가하는 것입니다. 북마크는 곧 하이퍼링크를 추가할 때 이동할 곳입니다. 예를 들어, 문서 전체에 링크하고 싶은 중요한 문단이 있을 수 있습니다. 이 경우 커서를 이 문단의 시작 부분에 놓고 리본의 삽입 탭에서 "북마크"를 클릭합니다(또는 Ctrl + Shift + F5).
그런 다음 북마크 이름을 지정하고 "추가"를 클릭합니다.
이 북마크에 링크될 문서의 다른 곳에 있는 텍스트를 선택하고, 선택한 텍스트를 우클릭한 다음, "링크"를 클릭하거나 단축키인 Ctrl + K를 눌러도 됩니다.
하이퍼링크 삽입 대화 상자에서 "이 문서에 가져오기"를 클릭하고 관련 책갈피를 선택한 다음 "확인"을 클릭합니다.
이제 선택한 텍스트가 만든 북마크에 하이퍼링크되며, 텍스트가 색상이 바뀌고 밑줄이 그어집니다. 이 링크를 테스트하려면 Ctrl 키를 누르고 클릭합니다. Word 문서에 있는 책갈피의 개수에 제한 없이 하이퍼링크를 추가하려면 이 과정을 반복합니다.
마치며
작업을 쉽게 탐색할 수 있도록 하는 것 외에도 다양한 방법이 더 있습니다. 끊지 않는 공백 추가, 자동 하이픈 사용, 제목을 후속 텍스트 옆에 두는 것 등 Word 문서를 잘 구성하고 정리하기 위한 조치를 취하는 것 등도 고려해 보세요.
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