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지메일(Gmail)은 출시된 지 20년이 넘었습니다(2004년 4월 출시). 많은 사람들이 사용하고 있지만 여전히 제대로 활용하지 못하는 경우가 많습니다. Gmail의 다양한 기능을 사용하면 전체 프로세스가 더 잘 작동할 수 있습니다. 사람들이 제대로 활용하지 못하고 있는 Gmail의 훌륭한 기능 10가지를 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 10 essential Gmail features you should be using by no
- URL: https://www.pcworld.com/article/2562974/essential-gmail-features-everyone-should-be-using.html
1. 스마트 편지쓰기
스마트 편지쓰기(Smart Compose)은 이메일을 자동으로 작성하여 시간이나 머리를 쓰는 번거로움을 덜어주므로 이메일을 더 빠르게 작성할 수 있도록 설계되었습니다. 이 기능은 머신 러닝을 통해 사용자가 입력하려는 내용을 예측하여 이메일을 작성할 때 Gmail에서 실시간으로 제안을 제공합니다.
스마트 편지쓰기는 스마트 기능과 개인화를 선택 해제하지 않는 한 기본적으로 켜져 있습니다. 만약 활성화되어 있지 않다면 [설정] - [모든 설정 보기]로 이동한 다음, [기본 설정] 탭을 선택하고 아래로 스크롤하여 [스마트 편지쓰기]를 활성화하면 됩니다.
표준 [스마트 편지쓰기] 기능은 입력하는 동안 예측 쓰기 제안을 제공하지만, 스마트 편지쓰기 개인 설정을 활성화하면 Gmail 계정에 있는 모든 이메일을 기반으로 사용자의 쓰기 스타일에 맞게 실시간 제안을 개인화할 수도 있습니다.
2. 예약 전송
이메일을 미리 작성하는 타입인가요? 그렇다면 아마도 초안을 작성한 다음 보낼 준비가 될 때까지 임시 보관함에 보관하고 있을 것입니다. 하지만 이 방법은 잊어버릴 수 있기 때문에 위험할 수 있으며, 누군가에게 이메일을 보냈다고 생각했는데 전혀 보내지 않았다는 답장을 받는 것보다 더 실망스러운 일이 있을까요?
그렇기 때문에 Gmail의 보내기 예약 기능을 사용해야 합니다. 이메일을 작성하여 보낼 준비가 되면 바로 보낼 필요 없이 보낼 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 평소처럼 보내기를 클릭하는 대신, [보내기] 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 다음 [보내기 예약]을 클릭합니다.
기본적으로 '내일 아침', '오늘 오후' 또는 '월요일 오전'을 선택할 수 있습니다(주말에 업무 관련 이메일을 작성하는 경우 유용합니다). 하지만 날짜 및 시간을 선택하여 특정 날짜와 시간을 지정하여 발송할 수도 있습니다.
3. 보내기 취소
Gmail의 보내기 취소 기능은 설명이 필요 없을 정도로 간단합니다. 이메일을 보낸 후 마음이 바뀔 수 있는 유예 기간을 제공하여 전송을 취소하여 추가 변경을 하거나 전송을 나중으로 연기하거나 아예 전송을 보류할 수 있습니다.
보내기 취소는 이메일을 작성하는 도중에 실수로 전송했거나 파일을 첨부하는 것을 잊은 경우, 오타를 발견했거나 실수로 참조 대신 쪽지를 보낸 경우 등에 매우 유용합니다. 보내기 취소는 기본적으로 사용 설정되어 있지만 이메일 전송을 취소할 수 있는 유예 기간을 변경할 수 있습니다.
(1) [설정] - [모든 설정 보기]로 이동합니다.
(2) [기본 설정] 탭을 아래로 스크롤하여 [보내기 취소]를 찾습니다.
(3) 그런 다음 타이머를 5초에서 30초 사이로 설정할 수 있습니다. 30초로 설정하는 것이 좋은데, 시간이 길어져도 별다른 단점이 없기 때문입니다.
이메일을 보낸 후 실행 취소하려면 화면 왼쪽 하단에서 보낸 메시지 알림을 찾아 실행 취소를 클릭합니다. 재빠른 경우 이메일이 실제로 수신자의 받은 편지함으로 전송되지 않고 초안 상태로 되돌아갑니다.
4. 검색 연산자
Gmail의 기본 검색 기능은 검색창에 원하는 내용을 입력하는 것만큼이나 간단하지만 결과가 항상 좋은 것은 아닙니다. 전체 Gmail 보관함을 검색할 때 관련성이 없거나 지나치게 많은 결과가 표시되는 것에 지쳤다면 Gmail의 검색 연산자를 사용하여 결과를 더 잘 필터링하세요. 받은 편지함을 가득 채운 수많은 이메일이 있어 특정 이메일을 찾아야 할 때마다 건초 더미에서 바늘을 찾는 것처럼 느껴질 때 특히 유용합니다.
Gmail 검색 연산자는 너무 많아서 여기에 모두 나열할 수는 없지만, 제가 가장 많이 사용하는 연산자로는 from:(특정 사람이 보낸 이메일만 필터링하는 데 사용) 및 subject:(이메일 제목 줄로 검색을 필터링하고 본문 내용은 무시하는 데 사용)을 들 수 있습니다.
알아두면 유용한 필수 Gmail 검색 연산자에 대한 도움말을 확인해 보세요. 더 자세히 알아보려면 Gmail 지원 페이지에서 모든 Gmail 검색 연산자의 전체 목록을 확인할 수 있습니다.
5. 이메일 다시 알림 설정
이메일 뮤트하기는 아침에 알람 시계를 일시 중지하는 것과 비슷합니다. Gmail은 일시 중지한 이메일을 원하는 기간 동안 받은 편지함에서 일시적으로 제거합니다.
기본적으로 “내일”, “이번 주말” 또는 “다음 주”까지 이메일을 뮤트할 수 있습니다. 하지만 원하는 날짜와 시간을 선택해 마음껏 미룰 수 있습니다. 뮤트 상태가 만료되면 이메일이 받은 편지함으로 바로 돌아옵니다.
Gmail에서 이메일을 뮤트하려면 해당 이메일 위에 마우스를 갖다 대고 옵션 오른쪽에 있는 [다시 알림] 아이콘을 클릭합니다. 이메일을 뮤트할 수 있는 기본 기간이 표시되지만, 마음에 드는 기간이 없다면 [날짜 및 시간 선택]을 클릭하여 직접 설정하세요. 여러 개의 이메일을 모두 선택하고 동일한 작업을 수행하여 한 번에 여러 개의 이메일을 뮤트할 수도 있습니다.
이메일을 뮤트한 후에는 왼쪽 패널의 뮤트됨에서 뮤트된 모든 이메일을 볼 수 있으며, 미리 처리하고 싶은 이메일은 일찍 뮤트 해제할 수 있습니다.
6. 이메일 템플릿
같은 이메일을 반복해서 보내거나 적어도 구조와 내용이 매우 유사한 이메일을 자주 보낸다면 Gmail의 이메일 템플릿 기능을 활용하면 편리합니다.
이름에서 알 수 있듯이 이메일 템플릿을 사용하면 매번 이메일을 처음부터 다시 작성할 필요 없이 다양한 템플릿을 만들어 저장한 다음, 나중에 편집할 수 있는 기본 이메일에서 즉시 시작할 수 있습니다. 템플릿을 사용하려면 다음 순서를 따릅니다.
(1) [설정] - [모든 설정 보기]로 이동합니다.
(2) [고급] 탭에서 [템플릿]을 찾습니다.
(3) [사용]을 클릭한 다음, 변경사항 저장을 클릭합니다. Gmail이 다시 로드되면 템플릿을 만들 수 있습니다.
(4) Gmail에서 템플릿을 만들려면 평소처럼 이메일을 작성하되, 이메일을 보내는 대신 [점 3개] 아이콘 - [템플릿] - [템플릿으로 임시보관 메일 저장] - [새 템플릿으로 저장]을 클릭합니다.
7. 맞춤법 및 문법 제안
이메일의 정확한 철자와 문법은 항상 중요하지만, 특히 전문적인 자격으로 누군가에게 이메일을 보낼 때는 더욱 중요합니다. 상사든 고객이든, 보내는 모든 이메일에서 상대방에게 좋은 인상을 남기고 싶을 것입니다.
Gmail은 자동 고침 기능과 실시간 맞춤법 및 문법 제안 기능을 모두 제공하며, 자동 고침 기능이 너무 많은 것 같고 글을 직접 관리하고 싶을 때 유용합니다. 글을 작성할 때 맞춤법 및 문법을 Gmail에서 확인하도록 하려면 다음 순서를 따릅니다.
(1) [설정] - [모든 설정 보기]로 이동합니다.
(2) [기본 설정] 탭을 선택합니다.
(3) 아래로 스크롤하여 [문법 검사], [맞춤법 검사], [자동 옵션]이 나올 때까지 스크롤합니다.
실험을 통해 자신에게 가장 적합한 조합을 찾아보세요.
8. 받은 편지함 카테고리, 라벨 및 필터
이메일을 많이 주고받는 경우, Gmail의 기본 정리 기능만으로는 많은 수고를 들이지 않고도 이메일을 분류하고 깔끔하게 정리할 수 없습니다. 다행히도 Gmail에는 많은 부분을 자동화하고 깔끔하게 정리할 수 있는 고급 정리 기능이 있습니다.
우선, Gmail의 받은 편지함 카테고리는 이메일을 의도별로 자동으로 정렬하는 기능입니다. 이러한 받은 편지함 범주에는 소셜, 프로모션, 스팸이 포함되며, Gmail은 수신 이메일을 자동으로 처리하여 사용자의 편의를 위해 이러한 범주에 따라 정렬합니다.
이러한 카테고리 외에도 레이블도 있습니다. 레이블은 원하는 대로 이메일을 수동으로 분류할 수 있는 사용자 지정 태그와 같습니다. 각 레이블은 폴더와 비슷하지만 원하는 만큼 다양한 레이블로 이메일을 표시할 수 있다는 점이 다릅니다. 라벨은 왼쪽 패널에서 탐색할 수 있으며, 라벨을 지정하면 유형별로 이메일을 쉽게 찾아보고 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 영수증, 청구서, 업무 프로젝트, 다양한 취미 등에 대한 라벨을 만들 수 있습니다.
한 단계 더 나아가 필터도 있습니다. 필터는 사용자가 만들 수 있는 사용자 지정 규칙으로, 받은 편지함에 이메일이 들어올 때 자동으로 작업을 수행합니다. 필터를 만들려면 검색창 오른쪽에 있는 검색 옵션 표시를 클릭하고 검색 기준을 입력한 다음 필터 만들기를 클릭합니다.
예를 들어 제목에 특정 단어가 포함된 모든 이메일에 특정 레이블을 자동으로 적용하는 필터를 만들거나 특정 도메인 주소에서 보낸 이메일의 경우 자동으로 다른 받은 편지함으로 전달할 수 있습니다.
9. 비밀 모드
Gmail에 비밀 모드가 있다는 사실을 알고 계셨나요? 이 모드는 수신자가 내 이메일로 수행할 수 있는 작업을 제한하여 민감한 정보를 보호하도록 설계된 Gmail의 보안을 강화하는 좋은 방법 중 하나입니다.
비밀 모드를 통해 이메일을 보낼 때 만료일과 SMS 비밀번호를 입력해야 열 수 있는지 여부를 설정할 수 있습니다. 비밀 이메일은 수신자가 전달, 복사, 인쇄 또는 다운로드할 수 없습니다. 나중에 이메일에 대한 액세스 권한을 취소할 수도 있습니다.
비밀 이메일을 보내려면 메시지를 작성할 때 [자물쇠] 모양 아이콘을 클릭하여 비밀 모드를 전환합니다. 그러면 해당 이메일에 대해 위에서 언급한 기능을 설정할 수 있습니다.
10. 키보드 단축키
Gmail은 기본적으로 매우 사용자 친화적이지만 마우스 커서로만 탐색하면 많은 시간을 낭비할 수 있습니다. 이메일을 읽고, 쓰고, 정리하는 데 더 많은 시간을 할애할수록 키보드 단축키를 사용하면 더 많은 이점을 얻을 수 있습니다.
Gmail에서 키보드 단축키를 활성화해야 하지만, 일단 활성화하고 나면 - 그리고 유용한 단축키를 충분히 익혀 익숙해지면 - Gmail을 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있고 생각보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있을 것입니다.
Gmail에서 키보드 단축키를 사용하려면 [설정] - [모든 설정 보기]로 이동한 다음, 일반 탭을 아래로 스크롤하여 키보드 단축키를 전환하는 옵션이 표시될 때까지 기다립니다.
Gmail은 기본적으로 수많은 키보드 단축키를 제공하므로 모든 단축키를 익히는 데 다소 시간이 걸릴 수 있습니다. 키보드 단축키를 사용 설정한 후에는 Gmail이 열려 있는 상태에서 ? 을 입력하면 언제든지 전체 목록을 볼 수 있습니다.
키보드 단축키가 마음에 들지 않으면 원하는 대로 단축키를 사용자 지정할 수 있습니다. [설정] - [모든 설정 보기]로 이동한 다음, [고급] 탭을 아래로 스크롤하여 [맞춤설정 단축키] - [사용]을 선택합니다. 그러면 키보드 단축키 탭이 표시되며, 여기서 Gmail의 키보드 단축키를 사용자 지정할 수 있습니다.
마치며
이상에서 소개한 10가지 요령 중에서 몇 가지만 활용해도 메일 관련 생산성을 높일 수 있습니다. 전체 목록을 살펴보고, 즉시 적용해 보고 싶은 것 위주로 익혀 보세요.
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