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끊임없이 유입되는 이메일을 수동으로 관리하는 것은 시간도 많이 걸리고 피곤한 작업입니다. 빠른 단계 및 이메일 필터와 같은 기능을 사용하면 일상적인 작업을 간소화 할 수 있습니다. Outlook 받은 편지함을 자동화하여 업무 효율을 높이는 방법을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How I Automate My Outlook Inbox for Maximum Efficiency
- URL: https://www.howtogeek.com/how-i-automate-my-outlook-inbox-for-maximum-efficiency/
1. 빠른 단계 활용
예전에는 이메일을 보관하거나 읽음으로 표시하거나 특정 폴더로 옮기는 등의 작업을 수동으로 수행하느라 시간과 노력이 많이 들었습니다. 프로세스를 간소화하기 위해 사용자 지정 빠른 단계를 사용하기 시작했고 그 이후로 이메일 관리가 놀라울 정도로 쉬워졌습니다. 몇 번의 클릭만으로 반복적인 작업을 자동화하고 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
Outlook에서 빠른 단계를 설정하려면 '홈' 탭으로 이동하여 빠른 단계 그룹의 오른쪽 아래 모서리에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 그런 다음 '새로 만들기'를 클릭하고 자동화하려는 작업을 선택한 다음 필요한 경우 '사용자 지정'을 클릭하여 사용자 지정 빠른 단계를 만듭니다. 완료했으면 '마침'을 클릭하고 빠른 단계를 사용하여 작업을 자동화하기 시작합니다.
2. 집중 받은 편지함 켜기
집중 받은 편지함 기능은 중요한 이메일을 추적하는 데 획기적인 변화를 가져왔습니다. 이 기능을 사용하기 전에는 중요한 메시지가 관련성이 낮은 메시지 더미에 묻히곤 했습니다. 이제 이 기능은 받은 편지함을 자동으로 두 개의 탭으로 나눕니다: 집중함 및 기타. 집중함 탭에는 자주 연락하는 연락처의 이메일이 들어 있고, 우선순위가 낮은 이메일은 기타 탭에 분류됩니다.
집중 받은 편지함을 활성화하려면 Outlook을 열고 상단 메뉴의 '보기' 탭으로 이동합니다. 거기에서 “집중 받은 편지함 표시”를 클릭합니다. Outlook에서 이메일을 잘못된 탭에 배치한 경우 해당 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 올바른 탭으로 이동합니다. Outlook은 사용자의 기본 설정에 따라 향후 이메일에 대한 정렬을 조정합니다.
3. 이메일 템플릿 만들기
처음 일을 시작했을 때는 같은 유형의 이메일을 처음부터 반복해서 작성하느라 많은 시간을 낭비하곤 했어요. 초보자의 실수였지만 선배 동료의 조언을 듣고 자주 사용하는 이메일에 대한 템플릿을 만들었습니다. 미리 작성된 템플릿을 사용하면서 이메일 커뮤니케이션이 훨씬 더 빠르고 일관성 있게 이루어졌습니다.
Outlook에서 템플릿을 만들려면 제목과 본문 텍스트를 포함하여 이메일 초안을 작성하고 필요한 곳에 '받는 사람 이름'과 같은 자리 표시자를 입력합니다. 초안이 완성되면 이메일 창에서 “파일”을 클릭하고 “다른 이름으로 저장”을 선택합니다. “다른 이름으로 저장” 드롭다운에서 ‘Outlook 템플릿’(*.oft)을 선택하고 기억하기 쉬운 이름으로 저장합니다.
4. 지연된 배달을 위해 이메일 예약하기
Microsoft Outlook을 사용하면 이메일을 지금 작성하고 나중에 전송하도록 예약할 수 있으며, 저는 Outlook을 사용한 첫 주부터 이 기능을 사용하고 있습니다. 이 기능을 사용하면 서로 다른 시간대에 걸쳐 쉽게 일정을 조정하고, 적시에 미리 알림을 보내고, 이메일이 적시에 도착하도록 할 수 있습니다.
또한 여유 시간에 이메일을 작성하고 하루 종일 시간 간격을 두고 이메일을 보낼 수 있어 응답을 관리하기가 더 쉬워졌습니다. Outlook에서 이메일을 예약하려면 이메일을 준비하고 이메일 창의 '옵션' 탭으로 이동한 다음 추가 옵션 그룹에서 '배달 지연'을 클릭합니다. 그런 다음 '이전에 배달하지 않음' 옆의 확인란을 선택하고 원하는 날짜와 시간을 선택합니다.
그런 다음 “닫기”를 클릭한 다음 “보내기”를 클릭합니다. 이메일은 받은 편지함에 남아 있으며 예약된 시간에 자동으로 전송됩니다.
5. 스윕 기능 활용하기
스윕은 반복적이고 원치 않는 이메일을 관리하기 위한 편리하지만 종종 간과되는 도구입니다. 저는 이 기능을 사용해야 할 때보다 훨씬 늦게 사용하기 시작했습니다. 이 기능을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 특정 발신자로부터 받은 대량의 이메일을 빠르게 삭제, 이동 또는 보관할 수 있습니다. 저는 받은 편지함에서 뉴스레터와 홍보 이메일을 지울 때 자주 이 기능을 사용합니다.
스윕 기능을 사용하려면 관리하려는 발신자의 이메일을 선택한 다음 '홈' 탭에서 '스윕' 버튼을 찾습니다. 이 버튼을 클릭하여 드롭다운 메뉴를 열고 원하는 작업(받은 편지함 폴더에서 모든 메시지 이동, 최신 메시지만 보관하고 나머지는 삭제, 받은 편지함에서 모든 메시지 삭제 등)을 선택합니다. 원하는 작업을 선택한 후 “확인”을 클릭합니다. 그런 다음 Outlook 클라이언트에서 요청을 처리할 때까지 기다립니다.
6. 부재 중일 때 자동 답장 설정하기
필자가 항상 모든 사람들에게 사용하도록 권장하는 기능 중 하나는 부재 중 자동 답장 기능입니다. 이 기능은 출장이나 휴가 등 부재 중임을 다른 사람에게 알려주고 언제 답장을 받을 수 있는지 알려줍니다. 이렇게 하면 받은 편지함이 이메일과 후속 조치로 넘쳐나는 것을 방지할 수 있으며, 부재 중일 때 부재 중임을 설명할 필요가 없습니다.
Outlook에서 자동 회신을 설정하려면 '파일' 탭으로 이동하여 '자동 회신'을 클릭한 다음 '자동 회신 보내기' 옵션을 사용 설정합니다. '이 시간 범위에만 보내기' 확인란을 선택하고 부재의 시작 날짜와 종료 날짜와 시간을 설정합니다. 조직 내부와 외부의 사람들을 위해 서로 다른 메시지를 만들 수도 있습니다. 설정이 완료되면 '확인'을 클릭하면 Outlook에서 지정한 기간 동안 자동 회신을 처리합니다.
7. 스마트하게 수신 이메일 필터링
이메일 관리를 간소화하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 수신 메시지를 스마트하게 필터링하는 것입니다. 특정 연락처로부터 온 중요한 이메일을 해당 폴더로 보내고, 덜 중요한 이메일을 별도로 분류하고, 특정 키워드가 포함된 이메일에 플래그를 지정하는 등의 규칙을 설정해 두었습니다. 이 필터링을 사용하면 대부분의 이메일이 지정된 위치로 바로 이동합니다.
Outlook에서 규칙을 만들려면 “홈” 탭으로 이동하여 “규칙”을 클릭한 다음 “규칙 및 알림 관리”를 선택합니다. 그런 다음 “새 규칙”을 클릭하고 이메일이 자동으로 필터링되는 방식에 대한 기준을 선택합니다.
앞서 언급한 예 외에도 카테고리를 자동으로 적용하도록 규칙을 설정하고, 조건부 서식을 사용하여 중요한 이메일을 강조 표시하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
8. 오래된 이메일 자동 보관
Outlook 받은 편지함을 정리하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 자동 보관 기능을 사용하는 것입니다. 자동 보관 기능을 사용하면 받은 편지함의 이메일을 특정 시간 간격에 따라 지정된 폴더나 보관함으로 자동으로 옮길 수 있습니다. 이렇게 하면 더 이상 필요하지 않은 이메일로 인해 받은 편지함이 복잡해지는 것을 방지할 수 있습니다.
보관된 이메일에 액세스해야 할 경우 해당 폴더에서 쉽게 찾을 수 있습니다. Outlook에서 자동 보관을 설정하려면 파일 > 옵션으로 이동합니다. 그런 다음 왼쪽 창에서 “고급”을 클릭하고 자동 보관 섹션을 찾은 다음 “자동 보관 설정”을 클릭합니다. 여기에서 자동 보관을 실행할 빈도를 선택할 수 있습니다(예: 7일 또는 14일마다).
특정 보관 폴더를 지정하여 보관하고, 특정 이메일에만 자동 보관을 적용할 수도 있습니다.
마치며
이상에서 소개한 내용은 Outlook에서 이메일 관리를 자동화하는 데 사용하는 몇 가지 방법입니다. 수동 작업을 최소화하고 받은 편지함이 어수선해지는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 아직 시도하지 않았다면 시도해 보시기 바랍니다.
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