들어가기 전에
Excel에는 여러 협업 도구가 제공되어 통합 문서 데이터를 공유하고 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다. 공유 버튼을 눌러 Excel 통합 문서를 팀원에게 보내기 전에 통합 문서를 검토하는 과정이 반드시 필요합니다. Excel 통합 문서를 공유하기 전에 확인해야 할 중요한 체크리스트를 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 10 things to check before sharing your Excel workbook with others
- URL: https://www.xda-developers.com/things-to-check-before-sharing-your-excel-workbook-with-others/
1. 가독성 향상을 위해 통합 문서 정리
프레젠테이션과 서식은 워크북을 단순화하는 데 중요한 역할을 합니다. 먼저, 글꼴, 색상 및 숫자 서식이 워크북 전체에서 일관되도록 해야 합니다. 또한 열과 행에 대한 설명적 헤더와 레이블을 사용해야 합니다.
전반적으로 전문적이고 이해하기 쉬운 프레젠테이션을 유지해야 합니다. 워크북을 교정하여 신뢰성을 빠르게 손상시킬 수 있는 오타와 실수를 찾아내는 것을 잊지 마세요.
2. 수식과 링크 확인
Excel 통합 문서가 더 깔끔한 모양으로 정렬되면 수식이 올바르게 설정되었는지 확인하세요. 잘못된 셀 참조를 발견하거나 기본 제공 도구를 사용하여 계산 문제를 찾을 수 있습니다.
포함된 링크를 확인하여 올바른 목적지로 연결되는지 확인하는 것이 중요합니다. 또한 조건부 서식을 적용한 경우 규칙이 의도한 대로 작동하는지 확인하세요.
3. 매크로 및 VBA 코드 테스트
Excel 통합 문서에 매크로나 VBA를 사용하면 작업을 자동화할 수 있습니다. 통합 문서를 공유하기 전에 예상치 못한 결과 또는 충돌이 일어나지 않는지 확인해야 합니다.
이 단계는 다른 출처의 매크로를 사용할 때도 중요합니다. 종종 악성 코드를 포함하고 수신자의 컴퓨터나 데이터를 손상시킬 수도 있습니다. Excel의 기본 제공 VBA 편집기와 디버깅 도구를 사용하여 코드를 살펴보고 오류를 식별하고 수정할 수도 있습니다.
4. 명확한 지침과 주석 추가
이것은 다른 사람과 Excel 통합 문서를 공유하기 전에 따라야 할 또 다른 필수 단계입니다. 결국 모든 사람이 Excel 전문가는 아니며, 일부 초보자는 필터, 피벗 차트, 대화형 대시보드 및 표로 통합 문서를 탐색하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 원활한 커뮤니케이션을 위해 통합 문서 전체에 관련 지침과 주석을 추가할 수 있습니다.
5. 협업 설정 확인
Excel에는 협업을 위한 몇 가지 권한이 있습니다. 보기 전용 권한을 부여하거나 수신자가 동시에 통합 문서를 편집하도록 할 수 있습니다.
(1) 공유하려는 Excel 시트를 엽니다.
(2) 오른쪽 상단 모서리에 있는 [공유] - [공유]를 클릭합니다.
(3) 수신자의 이메일 주소를 입력하고 펜 아이콘을 클릭한 후 ' 보기 가능' 또는 '편집 가능'을 선택합니다.
기본 권한은 편집용으로 설정되어 있습니다. 따라서 다른 사람이 실수로 파일을 편집(방해)하는 것을 원하지 않으면 보기 전용 권한으로 통합 문서를 공유하세요.
6. 암호로 Excel 통합 문서 보호하기
다른 사람과 기밀 Excel 통합 문서를 공유할 계획이신가요? 매출 예측, 마케팅 비용, 분기별 실적 또는 기타 민감한 데이터이든, 다른 사람이 통합 문서에서 엿보는 것을 막을 방법이 필요합니다. 다행히도 Microsoft는 암호로 Excel 시트를 보호하는 몇 가지 방법을 제공합니다.
(1) [파일] - [정보]를 클릭합니다.
(2) [통합 문서 보호] - [암호 설정]을 선택합니다.
(3) 비밀번호를 입력합니다.
이제 안심하고 Excel 시트를 공유할 수 있습니다. 수신자는 신원을 인증하기 위해 비밀번호를 입력해야 합니다. 또한 암호화 비밀번호를 안전한 곳에 적어두어야 합니다. 비밀번호를 분실하거나 잊어버린 경우 통합 문서를 찾을 방법이 없습니다.
OneDrive 링크를 통해 Excel 통합 문서를 공유하려는 경우 생성된 링크에 암호로 보호하는 방법은 다음과 같습니다.
(1) Excel 통합 문서를 열고 위쪽에서 [공유] - [이 시트에 연결]을 선택합니다.
(2) [링크가 있는 모든 사용자가 편집할 수 있습니다.]를 클릭합니다.
(3) 비밀번호를 설정하고 [적용]을 클릭합니다.
이제 Excel 파일을 복사하여 이메일, Slack 또는 Teams를 통해 공유해 보세요.
7. OneDrive를 통해 만료 링크 추가
공유 Excel 파일에 만료 링크를 추가할 수도 있습니다. 이름에서 알 수 있듯이 OneDrive는 공유 링크를 비활성화하고 설정된 시간 후에 무효화합니다.
(1) Excel 시트에 대한 공유 링크를 생성합니다(6번 내용 참고).
(2) [링크가 있는 모든 사용자가 편집할 수 있습니다.]를 클릭합니다.
(3) 만료 날짜를 설정하고 [적용]을 누릅니다.
링크를 복사하여 다른 사람들과 공유하세요.
8. 목차 또는 요약 시트 제공
크고 복잡한 워크북을 탐색하는 것은 어렵고 내용에 압도될 수 있습니다. 이럴 때 목차나 요약 시트를 로드맵으로 삽입하여 수신자가 관련 정보를 빠르고 효율적으로 안내할 수 있습니다.
Excel 파일을 템플릿으로 공유할 계획이라면 요약 시트를 추가하는 것이 매우 중요합니다. 템플릿을 복사, 편집 및 사용하는 방법에 대한 지침을 적어둘 수 있습니다. 또한 여러 워크시트의 주요 결과, 차트 또는 표로 요약 시트를 변환하여 가장 중요한 정보에 대한 빠른 개요를 제공할 수도 있습니다.
9. 인쇄를 위해 Excel 파일 최적화하기
잘못된 인쇄 설정은 어색해 보이는 잘린 표나 차트로 이어질 수 있습니다. 또한 정렬되지 않은 열과 행을 표시하거나, 머리글과 바닥글을 제거하거나, 인쇄된 문서에서 다른 누락을 제거할 수도 있습니다. 간단히 Ctrl + P 키를 눌러서 살펴보고 콘텐츠가 완벽하게 맞는지 확인할 수 있습니다.
10. Excel 통합 문서의 로컬 백업 만들기
기밀 워크시트를 다룰 때마다 컴퓨터에 사본을 저장합니다. 이렇게 하면 공유 파일이 손상되거나 삭제되거나 의도치 않게 수정되더라도 항상 원본 워크북에 액세스할 수 있습니다. 비공개 Excel 시트의 경우 OneDrive의 Private Vault에 두 번째 사본을 저장합니다.
마치며
Excel 통합 문서를 공유하기 전에 위의 체크리스트를 따르면 데이터가 정확하고, 사용자 친화적이며, 외부 유출로부터 보호할 수 있습니다. 다음에 통합 문서를 공유할 때 이러한 사항을 염두에 두면 공동 작업이 더 쉬워집니다.
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